Eerste hulp bij fraude binnen verenigingen en stichtingen (deel 1)

Voorkomen is beter dan genezen

Een dooddoener, maar toch. Transparantie op elk niveau is van groot belang. Natuurlijk hoeft niet elk lid van de vereniging van de hoed en de rand te weten, maar de bestuursleden onderling in ieder geval wel. De taken verdelen is goed, maar bouw voldoende checks and balances en periodieke (zonodig) dubbele (kas)controles is als het om geld gaat. En, belangrijker nog, zorg er ook voor dat de personen binnen de organisatie goed zijn opgeleid en geïnstrueerd hoe de controles moeten worden uitgevoerd. Dus bijvoorbeeld ook voor wat betreft de kascontrolecommissie van de bar van het clubhuis. Elke dag een tientje is aan het eind van het jaar toch ruim 3.000  euro. Voor het overslaan of achterwege laten daarvan is altijd een argument te vinden, maar het vermijden of ontlopen van controle, is hét signaal voor fraude. 

Verdenking van fraude

Let's be honest: In 9 van de 10 fraude-zaken in mijn praktijk beginnen met de constatering dat er geld gemist wordt. De vraag is dan vervolgens wat de oorzaak is en wie daarvoor verantwoordelijk is, hoe het gestopt kan worden en -tot slot- hoe het geld terugkomt.

Het vermoeden van fraude jegens een bepaalde persoon begint meestal met argwaan, vreemd gedrag of het ontlopen van afspraken, bestuursvergaderingen en controle. Het achterlopen met het opmaken of presenteren van de jaarstukken kan ook een signaal zijn. Soms wordt het bestuur getipt door boekhouder, accountant of derde, die bij de vereniging of stichting is betrokken. In een zeer zeldzaam geval biecht "de penningmeester" zijn daden zelf op. Als bestuur is het goed prudent, zorgvuldig en gedegen om te gaan met dit soort signalen. Neem de tijd om te onderzoeken of de vermoedens kloppen en schakel daarvoor bijtijds deskundigheid in om bankgegevens, e-mails of andere documenten te beoordelen en daarover te rapporteren. Een goed rapport bevat in ieder geval een specifieke beschrijving van de gebruikte onderzoeksmethodiek, de geconstateerde feiten, uitsluiting van alternatieve scenario's en conclusies. 

Als de vermoedens onwaar blijken te zijn en er wel een goede verklaring voor het opvallende gedrag bestaat, kunt u veel persoonlijk leed en schade aan eer of goede naam voorkomen.

Worden de vermoedens bevestigd, dan dient een gedegen plan van aanpak te worden opgesteld. Zo ik al niet eerder betrokken ben, begint daar echt mijn rol als advocaat. De volgende aspecten komen in het plan van aanpak en ook achtereenvolgens in dit blog aan de orde:

• wanneer en hoe confronteren
• schorsing/op non actief stelling
• ontslag bestuurder/werknemer/lid
• beslag leggen of niet?
• civielrechtelijke procedure
• of en zo ja, wanneer aangifte doen
• strafrechtelijke procedure

Confronteren?

Voordat u de verdachte medewerker/bestuurder/werknemer confronteert, moet u zeer goed voorbereid zijn. Ben op de hoogte van alle feiten en omstandigheden van de gebeurtenissen en het eventuele onderzoeksrapport. Ben van tevoren op alle scenario's tussen volledig bekennen, volledig ontkennen en alle eventuele tussenvarianten voorbereid. Niet zelden wordt eerst ontkend of slechts een klein gedeelte toegegeven en blijkt er later toch meer aan de hand te zijn. Ben voorbereid op verweren in de trant anderen schuldig zijn, dat het al jaren zo gaat, anderen er ook van wisten of er zelfs toe hebben aangezet of meegedaan/geprofiteerd et.cetera. En het belangrijkste: Neem vantevoren de beslissing wat in elk van de scenario's de consequenties zullen zijn (zie hierna). Ik leid u stap voor stap door deze voorbereidingen.

Het gesprek, waarin de confrontatie plaatsvindt, gebeurt altijd met meerdere personen en mij als advocaat erbij. Ik stel altijd een notulist aan of neem (mits alle deelnemers daarmee akkoord zijn) het gesprek op en werk dat later woordelijk uit. Laat hem of haar de locatie bepalen en stel hem in de gelegenheid ook iemand bij het gesprek aan zijn zijde te hebben. Ik geeft ruimte voor een "normaal gesprek" en de eventuele emoties. Ik laat de verdachte persoon ook vooral veel aan het woord. Immers, het is ook de bedoeling hoor en wederhoor toe te passen, zodat een redelijke uitleg voor de feiten of gedrag ook boven tafel kan komen. Ook eventuele motieven kwamen meer dan eens op die manier boven tafel.

Schors de bespreking als dat nodig is voor overleg of als de emoties te hoog oplopen, maar doe dat niet als u aanvoelt dat iemand dan "de benen neemt", zeker niet als er wel een gesprek op gang komt.

Op non-actiefstellen, schorsen

Ik besluit een dergelijk gesprek altijd met de mededeling dat er verslag van zal worden gedaan, dat alle partijen daar een exemplaar van krijgen en de gelegenheid krijgen op- of aanmerkingen te maken. Verder ligt het op de weg van het bestuur/commissaris om een beslissing te nemen omtrent het al dan niet aanblijven van de persoon binnen de organisatie. De meeste statuten voorzien in de mogelijkheid om bestuurders of leden tijdelijk te schorsen of op non-actief te stellen en/of voor te dragen voor ontslag of royement. Dit neem ik vantevoren met u door uiteraard.

De beslissing zal (mits is voldaan aan de formele vereisten in de statuten) mondeling kunnen worden genomen en vervolgens ook schriftelijk bevestigd. Neem ook zo spoedig mogelijk alle bezittingen in ontvangst: sleutels, bankpassen, (inlog)codes, administratie etcetera en meldt ook bij de betreffende instanties (KvK, Banken etcetera) dat de persoon niet meer bevoegd is.

Tot zover het eerste gedeelte van dit blog. De vervolgstappen leest u in het volgende deel van dit blog. Hebt u vragen of een fraude-situatie aan de hand. Wacht niet langen en neem hier contact op of bel 043 - 356 00 00.